Automatyzacja procesów biznesowych

Proces biznesowy jest serią uporządkowanych działań i zadań, które muszą zostać wykonane w celu osiągnięcia określonego efektu. W każdej firmie istnieje wiele procesów biznesowych z różnych obszarów. Jako przykłady można podać m.in. rekrutację pracowników, zakup towarów lub prowadzenie księgowości. Wraz z rozwojem firmy procesy biznesowe wydłużają się i komplikują. Nic więc dziwnego, że każde dynamicznie rozwijające się przedsiębiorstwo dochodzi do momentu, w którym pojawia się konieczność sformalizowania i zautomatyzowania procesów biznesowych. Dzisiaj informatyzacja jest dla każdej organizacji koniecznością i rynkowym standardem. Bez niej efektywne zarządzanie dużą liczbą danych i zadań staje się niemożliwe. 

Charakterystyczną cechą procesów biznesowych jest ich powtarzalność. Dodatkowo większość procesów składa się w znacznej części z wielu żmudnych i monotonnych, lecz niezbędnych do wykonania zadań. Realizacja takich procesów w sposób tradycyjny często nie jest efektywna. Nie dość, że pracownicy są zmuszeni do wykonywania nużących zadań, to jeszcze istnieje spore ryzyko wystąpienia błędu ludzkiego. W takich przypadkach pracownicy firmy nie mogą skupić się w pełni na wykonywaniu kluczowych dla przedsiębiorstwa działań, które pozytywnie wpływają na funkcjonowanie i rozwój. Rozwiązaniem tego problemu jest automatyzacja procesów biznesowych.

Czym jest i na czym polega automatyzacja procesów biznesowych?

Automatyzacja procesów biznesowych polega na powierzeniu realizacji zadań, które wcześniej były wykonywane przez pracowników, maszynom. Wszystkie procesy złożone z powtarzających się czynności mogą zostać zautomatyzowane dzięki zastosowaniu odpowiednich algorytmów. Automatyzacja najlepiej sprawdza się w przypadku procesów składających się w całości lub w dużej części z powtarzalnych czynności. W takich przypadkach buduje się program, który dzięki zastosowaniu rozwiązań sztucznej inteligencji, jest w stanie wykonywać określone działania. 

Korzyści płynące z automatyzacji procesów biznesowych

Coraz więcej firm decyduje się na automatyzację procesów biznesowych ze względu na korzyści wynikające ze stosowania systemów informatycznych. Poniżej przedstawimy niektóre z nich.

Obniżenie kosztów działalności

Wykorzystanie programu wykonującego zadania za człowieka pozwala firmie zredukować liczbę stanowisk i tym samym zmniejszyć koszty związane z wynagrodzeniem pracowników. Co więcej, maszyna może pracować nieustannie. W przeciwieństwie do ludzi program nie potrzebuje przerw oraz cały czas wykonuje pracę z tą samą intensywnością, skutecznością i dokładnością. Przedsiębiorcy nie ponoszą kosztów związanych z urlopami pracowników i szukaniem ich tymczasowych zastępców. Prawdą jest, że na początku inwestycji trzeba ponieść spore koszty związane z budową rozwiązania. Należy jednak pamiętać, że po pewnym czasie inwestycja zwróci się, a przedsiębiorcy będą mogli cieszyć się z oszczędności. Możliwość obniżenia kosztów działalności jest jednym z najczęstszych powodów wpływających na decyzję o automatyzacji procesów biznesowych.

Optymalizacja czasu realizacji zadań w ramach  procesu

Intensywność i skuteczność wykonywania tych samych zadań przez człowieka zależy od wielu czynników, m.in. poziomu zmęczenia czy też nastroju. NIkogo nie dziwi, że im pracownik jest bardziej zmęczony, tym wolniej pracuje. Zły humor również odbija się na czasie i jakości działań. Dodatkowo czas realizacji zadań jest wydłużony z powodu przerw pracowników. Systemy informatyczne pracują szybciej od człowieka. Zdecydowanie mniej czasu potrzebują na przeprowadzenie analizy danych, przeniesienie dokumentów czy też wygenerowanie raportów. Co więcej, wykonanie danego zadania zawsze zajmuje im tyle samo czasu. Istnieje bardzo niewiele czynników, które mogą spowolnić lub zatrzymać pracę systemu informatycznego. Należą do nich m.in. brak dostępu do Internetu (w przypadku, gdy program korzysta z danych zewnętrznych), uszkodzenie sprzętu, bądź też “starzenie się” systemu. Jednak dobrze utrzymywane rozwiązanie powinno efektywnie działać przez kilka, a nawet kilkanaście lat.

Minimalizacja błędów

Program wykonuje wszystkie zadania automatycznie, nie tracąc czasu na rozmyślanie. Zaprojektowany jest w taki sposób, aby nie popełniać żadnych błędów. W przypadku realizacji procesów biznesowych przez pracowników, trzeba liczyć się z ryzykiem powstania błędów ludzkich. Nawet przy wielokrotnym wykonywaniu tych samych zadań, w pewnym momencie człowiek może się pomylić. Błąd często wynika z rozproszenia uwagi, niedokładności bądź niestaranności zatrudnionej osoby. Dodatkowo może się zdarzyć, że pracownik zapomni o jakimś elemencie procesu. Najwięcej pomyłek występuje przy czynnościach związanych z przenoszeniem danych z jednego systemu do drugiego. Przy ręcznym wpisywaniu danych bardzo często zdarzają się literówki lub pomyłki innego rodzaju. Rozwiązaniem tego problemu jest automatyzacja procesu poprzez integrację obu systemów. W ten sposób odpowiednie dane z jednego rozwiązania automatycznie będą przesyłane do drugiego.

Dostęp do danych

Automatyzacja procesów biznesowych jest możliwa dzięki wykorzystaniu specjalnych programów, które wykonują określone działania na podstawie zbieranych i gromadzonych danych. Wiele takich rozwiązań jest zintegrowanych z innymi systemami informatycznymi, z których dane są pobierane. Warto podkreślić, że integracja możliwa jest nie tylko z wewnętrznymi systemami stosowanymi na własne potrzeby firmy, ale również z wieloma zewnętrznymi rozwiązaniami. Dzięki temu program może przetwarzać zintegrowane dane, nierzadko w czasie rzeczywistym. Może  to być niezwykle istotna zaleta. Jako przykład można podać narzędzia do zarządzania portfelem inwestycyjnym, które mają zautomatyzowane procesy pozyskiwania i analizowania informacji o cenach akcji różnych funduszy. Zautomatyzowanie tego procesu pozwala monitorować ceny akcji i szybko reagować na ich zmiany. Dużą zaletą płynącą z automatyzacji jest również ciągły dostęp do odpowiednich danych przez wszystkich uprawnionych pracowników, posiadających stosowny poziom dostępu.

Zwiększenie konkurencyjności

Zautomatyzowanie procesów zwiększa konkurencyjność rynkową firmy. Wynika to przede wszystkim z zalet opisanych wyżej, czyli m.in. ze stałego dostępu do rzeczywistych danych czy też dzięki skróceniu czasu realizacji usługi. Dodatkowo niektórzy przedsiębiorcy decydują się na obniżenie ceny produktu, ponieważ mają dodatkowe oszczędności uzyskane dzięki automatyzacji. Niższa cena jest również ważnym czynnikiem zwiększającym konkurencyjność oferty. 

Wzrost produktywności

Wdrożenie rozwiązań automatyzujących procesy biznesowe odciąża pracowników i zdejmuje z nich obowiązek wykonywania monotonnych, żmudnych zadań. Dzięki zastosowaniu różnych rozwiązań technologicznych, pracownicy mogą w pełni poświęcić się kreatywnym i skomplikowanym czynnościom. Większość pracowników woli wykonywać nieco trudniejsze, ale ciekawsze i ważniejsze zadania, wnoszące większą wartość. Pracownicy wykorzystujący swój potencjał podczas realizacji ambitnych zadań są nie tylko bardziej zaangażowani w projekt, ale również bardziej produktywni. Wyższa produktywność pracowników i przeniesienie ich do obszarów faktycznie wpływających na działalność i rozwój firmy, zwiększa wydajność przedsiębiorstwa.

Lepsza kontrola procesów

Automatyzacja procesów biznesowych zwiększa bezpieczeństwo ich realizacji oraz umożliwia pełniejszą kontrolę wszystkich etapów i zadań. Dodatkowo tak usystematyzowany proces jest łatwiejszy do przeanalizowania i wyłapania pewnych niedoskonałości oraz tzw. “wąskich gardeł”. Tym mianem określa się element procesu o niskiej zdolności bądź przepustowości, który uniemożliwia pełne wykorzystanie potencjału firmy. Dzięki automatyzacji procesów można łatwo wyłapać taki problem i skutecznie go rozwiązać.

Przykłady zautomatyzowanych procesów biznesowych

Automatyzacji można poddać cały proces biznesowy bądź też niektóre jego części. Poniżej przedstawimy wybrane procesy biznesowe, które w znacznej mierze są zautomatyzowane.

Onboarding nowego pracownika

Przeszkolenie i wdrożenie nowego pracownika jest bardzo czasochłonnym zadaniem, które wiąże się z przekazaniem wszystkich istotnych danych, z którymi nowy pracownik musi się zapoznać, zebraniem jego zgód i podpisów na wielu dokumentach, przydzieleniem mentora oraz organizacją kilku szkoleń. Zdarza się, że osoba odpowiedzialna za onboarding zapomni o przekazaniu kilku ważnych informacji lub dokumentów i tym samym wydłuża czas trwania procesu. Przy tradycyjnym onboardingu nowy pracownik otrzymuje materiały w formie papierowej lub elektronicznej, zawierające wytyczne na temat wykonywania konkretnych zadań oraz wszystkie zasady i reguły związane zarówno z organizacją i kulturą firmy. Na początku pracownik traci dużo czasu na wyszukanie konkretnych informacji i jest dla firmy mało produktywny. Rozwiązaniem zwiększającym początkową produktywność pracownika i usprawniającą cały proces onboardingu jest automatyzacja. Program po kolei przeprowadzi pracownika przez cały proces onboardingu. Dzięki niemu pracownik zapoznaje się z wszystkimi ważnymi informacji, elektronicznie wypełnia wszystkie dokumenty i podpisuje wymagane zgody. Dodatkowo niektóre rozwiązania posiadają chatboty odpowiadające na wszystkie pytania zadawane przez pracowników, a dotyczące takich obszarów jak m.in. BHP, świadczenia socjalne, benefity czy też urlopy. Zastosowanie wyszukiwarki w bazie wiedzy również usprawni proces szukania informacji. Dzięki temu pracownik HR-u może skupić się na ważniejszych zadaniach niż odpowiadanie na standardowe pytania nowych pracowników.

Obsługa klienta

Pracownicy działu obsługi klienta przez większość czasu odpowiadają na te same pytania zadawane przez różnych klientów. Ten proces może być zautomatyzowany przy pomocy chatbota lub asystenta głosowego, który będzie udzielał odpowiedzi na standardowe i popularne pytania często zadawane przez klientów. W przypadku unikalnych pytań lub niestandardowych problemów, program powinien wysyłać informację do pracownika działu obsługi klienta, który przejmie od niego obsługę danego klienta, a jego pytanie i finalną odpowiedź wprowadzi później do systemu. Automatyzacja działu obsługi klienta pozwala firmie zmniejszyć koszty poprzez zatrudnienie mniejszej liczby pracowników. Dodatkowo zwiększy satysfakcję klientów poprzez zapewnienie możliwości uzyskania natychmiastowej odpowiedzi. Dzięki temu rozwiązaniu klienci unikną dzwonienia na infolinię i długiego oczekiwania na wolnego konsultanta.

Potwierdzenie zamówienia

Automatyzacja procesu polegającego na potwierdzeniu zamówienia jest obecnie powszechnie stosowanym rozwiązaniem. Dzięki temu pracownicy nie tracą czasu na wysyłanie maili do klientów z informacją o przyjęciu zamówienia. Co więcej, zautomatyzowana jest również dalsza część umożliwiająca śledzenie realizacji zamówienia. Wszystkie informacje o zmianie statusu są automatycznie wysyłane do klienta. Dzięki temu rozwiązaniu klient wie na jakim etapie znajduje się jego zamówienie i kiedy zostanie zrealizowane. Automatyzacja tego procesu zwiększa satysfakcję klienta z usługi i odciąża pracowników.

Obecnie wiele firm wdraża rozwiązania automatyzujące procesy biznesowe, ponieważ dostrzega ich liczne korzyści takie jak: możliwość zmniejszenia kosztów operacyjnych, minimalizacja ryzyka błędów oraz skrócenie czasu trwania procesu. Dla wielu pracowników automatyzacja jest również dobrym rozwiązaniem, ponieważ dzięki niej mogą skupić się na ambitniejszych i bardziej kreatywnych zadaniach. Nic więc dziwnego, że firmy stosują automatyzację wszędzie tam, gdzie tylko jest to możliwe.