Aplikacje na zamówienie - 10 powodów za

Obecnie ciężko wyobrazić sobie poważną firmę działającą bez wsparcia rozwiązań technologicznych. Jednym z głównych celów systemów informatycznych jest zautomatyzowanie procesów biznesowych, odciążenie pracowników, zwiększenie wydajności ich pracy, a także obniżenie kosztów związanych z prowadzeniem firmy. Z rozwiązań IT korzystają zarówno wielkie korporacje, międzynarodowe organizacje, banki, jak też startupy oraz małe i mikro przedsiębiorstwa. Każda osoba prowadząca biznes szuka sposobów na zwiększenie zysku. Taki cel można osiągnąć w dwojaki sposób: poprzez wzrost sprzedaży lub obniżenie kosztów. Zastosowanie odpowiedniego oprogramowania może być dużym wsparciem w obu tych obszarach i tym samym przybliżyć firmę do osiągnięcia ustalonych celów.

Na rynku obecnych jest wiele gotowych systemów informatycznych o różnorakim przeznaczeniu. Z łatwością można znaleźć firmy produkujące systemy do kompleksowego zarządzania aktywami firmy (nazywane systemami ERP) lub budujące aplikacje wspierające konkretne procesy biznesowe czy też zarządzające danymi zasobami np. pracownikami, produktami lub finansami. Po wybraniu rodzaju oprogramowania, należy zastanowić się nad sposobem jego pozyskania. Wielu przedsiębiorców zastanawia się nad tym czy wybrać gotowe rozwiązanie dostępne na rynku, czy też zlecić zbudowanej aplikacji zaprojektowanej pod swoje potrzeby. Z własnego doświadczenia wiemy, że wiele firm decyduje się na dedykowane oprogramowanie, ponieważ gotowe produkty dostępne na rynku nie spełniają w pełni ich wymagań. Niejednokrotnie przedsiębiorcy zaczynają rozglądać się za systemem na zamówienie po kilku latach użytkowania rozwiązań “z półki”.

Należy zaznaczyć, że znalezienie odpowiedniego dostawcy usług IT, który zbuduje dla nas aplikację na zamówienie może być stosunkowo trudne, ale nie niemożliwe. Poniżej przedstawimy listę dziesięciu powodów, dla których warto zainwestować w aplikację na zamówienie.

1. Pełne dopasowanie do istniejących potrzeb

Największą zaletą budowy dedykowanych systemów informatycznych jest ich pełne dopasowanie do potrzeb firmy. Przedsiębiorstwa szukają nowych sposobów kreowania wartości dla klientów w celu przyciągnięcia coraz większej ich liczby. Spory odsetek firm stawia na personalizację produktów i usług lub poszerza tradycyjną ofertę o dodatkowe pozycje. W ramach tych działań zmianie mogą ulec także procesy biznesowe. Dużą wadą gotowych systemów informatycznych są ich ograniczone możliwości personalizacji. Oprogramowanie pozwala na zarządzanie procesem zawierającym tylko określone etapy i przypadki realizacji. Może zdarzyć się, że pewne kroki i elementy procesów biznesowych danej firmy nie zostały uwzględnione w systemie. W takim przypadku gotowe oprogramowanie pozwala zarządzać tylko częścią procesu. Rozwiązaniem tego problemu może być budowa aplikacji na zamówienie, która zostanie zaprojektowana w taki sposób, aby umożliwić zarządzanie całym procesem. 

Innym powodem wybierania aplikacji na zamówienie jest zbyt duża złożoność gotowych systemów. Pracownikom nie tylko ciężko jest się nauczyć nowego programu, ale również marnują wiele czasu na obsługę złożonej aplikacji, ponieważ często muszą przechodzić przez niepotrzebne etapy lub wyszukiwać funkcje w gąszczu nigdy nieużywanych funkcjonalności. Z tego powodu firmy zlecają budowę rozwiązania zawierającego tylko potrzebne opcje i wykorzystywane funkcje. W razie rozwoju firmy i poszerzenia oferty o nowe usługi, dostawca oprogramowania nie powinien mieć żadnych problemów z dodaniem do stworzonego systemu nowych funkcjonalności.

2. Możliwości modyfikacji aplikacji

Każda firma działająca na rynku musi dostosowywać swoją działalność zarówno do często zmieniających się przepisów prawnych, jak też do oczekiwań klientów i innych zmiennych rynkowych. Właściciele przedsiębiorstw powinni znać opinie użytkowników i dopasowywać ofertę do ich potrzeb. Wraz z modyfikacją usług może nastąpić rozszerzenie procesów biznesowych. Należy mieć na uwadze, że na działalność przedsiębiorstwa, a tym samym na funkcjonowanie systemów informatycznych, wpływają również takie zjawiska jak rozwój firmy, ekspansja na nowe rynki, poszerzenie oferty czy nawet działalność konkurencji. Dedykowaną aplikację można stosunkowo łatwo zmodyfikować i rozbudować. Problem może pojawić się w przypadku gotowych systemów. Część producentów produktów typu SaaS oferuje tylko utrzymanie, a nie modyfikowanie oprogramowania. W takim przypadku firma bywa zmuszona do kupna nowego rozwiązania, co wiąże się z poniesieniem bardzo dużych kosztów. Nawet jeśli część sprzedawców gotowych systemów informatycznych ma w swojej ofercie utrzymanie i rozwijanie aplikacji, to jednak często i tak możliwości modyfikacji oprogramowania są bardzo ograniczone, gdyż z ich punktu widzenia korzystniejsze jest utrzymywanie jednej i tej samej wersji oprogramowania dla wielu różnych klientów.

3. Łatwiejsza integracja z innymi systemami

Pracując na dwóch lub większej liczbie systemów często zdarza się, że kilka rozwiązań potrzebuje dostępu do tych samych zasobów. Wprowadzanie tych samych danych do kilku systemów jest nie tylko marnotrawstwem czasu, ale również zwiększa ryzyko pojawienia się różnic we wprowadzonych danych powstałych na skutek błędu ludzkiego. Rozwiązaniem niwelującym ten problem jest integracja systemów informatycznych polegająca na połączeniu dwóch lub większej liczby rozwiązań w taki sposób, aby mogły wzajemnie korzystać ze swoich zasobów i wymieniać się informacjami. Dzięki temu wszystkie dane wprowadzone do jednej aplikacji, automatycznie zostaną przesłane do pozostałych. Trzeba mieć świadomość tego, że integracja gotowych systemów może być bardzo trudna lub też w niektórych przypadkach niemożliwa, jeśli tylko potrzeba taka nie została uwzględniona przez producenta. W przypadku aplikacji dedykowanych dostawca rozwiązania powinien zadbać o stworzenie odpowiedniego API, które umożliwi łatwą integrację z innymi systemami.

4. To nie aplikacja narzuca sposób pracy

Gotowe systemy często są skonstruowane w taki sposób, że narzucają konkretny styl i sposób pracy. Pracownik po kolei musi przejść przez każdy etap bez możliwości zmiany kolejności wykonywanych kroków lub pominięcia niepotrzebnych etapów. W rezultacie system zamiast usprawniać pracę, tylko ją niepotrzebnie komplikuje. Należy pamiętać, że procesy w różnych firmach mogą przebiegać w odmienny sposób. Dodatkowo poszczególni pracownicy często wypracowują własny styl wykonywania zadań. Aplikacje na zamówienia umożliwiają zdecydowanie większą od gotowych systemów elastyczność jeśli chodzi o projektowanie sposobu pracy. W przypadku gdy firma ma jasno zdefiniowane procesy, może zlecić zbudowanie oprogramowania zawierającego tylko te etapy, które dotyczą ich procesów biznesowych.

5. Zmiany w firmie nie wymuszają wymiany systemu

Prowadząc przedsiębiorstwo trzeba na bieżąco reagować na różne czynniki m.in. na pojawienie się na rynku konkurencji i dopasowywać swoją ofertę nie tylko pod potrzeby klientów, ale także pod powstające produkty komplementarne. Może się zdarzyć, że przedsiębiorstwo znacznie odejdzie od pierwotnej głównej działalności i skupi się na innych obszarach. Wszystkie zmiany związane z działalnością firmy, wpływają też na jej procesy biznesowe. W przypadku firm korzystających z gotowych systemów, zmiana procesu najczęściej wiąże się z zakupem nowego oprogramowania. Przedsiębiorstwa stosujące dedykowane aplikacje mogą uniknąć konieczności wymiany rozwiązania i wysokich kosztów związanych z zakupem i wdrożeniem nowego systemu. Autorskie aplikacje są zbudowane w taki sposób, aby dało się je łatwo modyfikować i skalować. Dzięki temu firmy na bieżąco mogą dostosowywać system do swoich procesów biznesowych.

6. Skalowalność

Wraz z rozwojem firmy pojawiają się nowi klienci i użytkownicy, oferta przedsiębiorstwa staje się bogatsza, a procesy biznesowe mogą ulec wydłużeniu. Może zwiększyć się ich ogólna liczba, a także mogą pojawić się nowe warianty. Jednak na początku działalności, tych wszystkich zasobów i operacji jest zdecydowanie mniej. Wiadomo, że rozwój firmy następuje stopniowo i trwa latami. Z tego powodu nie warto już na początku działalności firmy inwestować w gotowy, bardzo złożony system informatyczny, w którym ciężko jest się odnaleźć, a większość funkcji jest nieprzydatnych. Lepiej zlecić zbudowanie prostszego systemu z możliwością jego rozwoju i skalowalności. W taki sposób system może rosnąć wraz  z rozwojem firmy. Należy pamiętać, że producenci gotowych rozwiązań IT oferują różne wersje swoich produktów. Jeśli firma zaopatrzy się w system dedykowany małym przedsiębiorstwom, to wzrost liczby danych i użytkowników może wywołać problem z obsługą zapytań i znacznie spowolnić jego działanie. W rezultacie firma zostanie niejako przymuszona do kupna innej wersji oprogramowania przeznaczonej dla średnich lub dużych przedsiębiorstw. Przedsiębiorcy zlecający wykonanie aplikacji na zamówienie mówią dostawcy oprogramowania o tym, że planują rozwijać firmę, dlatego chcą, aby ich rozwiązanie było łatwo skalowalne. Dobry dostawca usług IT zbuduje aplikację, którą będzie można łatwo dostosować do obsługi większej liczby danych bez utraty wydajności i bez komplikowania pracy użytkownikom.

7. Możliwości interfejsu

Zaopatrując się w gotowe systemy informatyczne nikt nie zawraca sobie głowy zaprojektowanymi interfejsami, gdyż wiadomo, że i tak nie da się ich zmienić. Dużą zaletą aplikacji na zamówienie jest możliwość uczestniczenia w tworzeniu interfejsu. W ten sposób można zbudować intuicyjne, czytelne i przyjazne użytkownikowi rozwiązanie. Interfejs powinien być stworzony w taki sposób, aby maksymalnie ułatwiać nawigację. Odpowiednio zaprojektowany UI niejako prowadzi użytkownika krok po kroku po systemie i zachęca go do wykonywania odpowiednich akcji. Zlecając wykonanie dedykowanego systemu nie tylko ma się kontrolę nad tworzeniem interfejsu związanego z funkcjonalnością (User Interface), ale także ustala się kwestie związane z designem rozwiązania (User Experience). Firmy mogą samodzielnie wybrać kolorystykę, czcionkę i rozmieszczenie poszczególnych elementów na ekranie. Dzięki temu mają pewność, że zbudowany system będzie zrozumiały i łatwy w obsłudze dla ich pracowników.

8. Możliwość odsprzedaży aplikacji

Warto pamiętać, że zlecając wykonanie aplikacji zewnętrznemu dostawcy usług IT, można zakupić również prawa autorskie do rozwiązania. Korzystając z tej możliwości firmy stają się właścicielami produktów technologicznych, które nie tylko mogą wykorzystywać w swojej wewnętrznej działalności, ale również w zewnętrznej. Część firm zleca budowę oprogramowania, które następnie sprzedaje w modelu SaaS. Takie zjawisko nie jest możliwe w przypadku zakupu gotowych systemów informatycznych, ponieważ firmy nie stają się właścicielami oprogramowania, tylko otrzymują licencje, które pozwalają im na legalne użytkowanie produktu do własnych celów. Producenci gotowych systemów informatycznych zwykle zabraniają odsprzedaży swoich rozwiązań i udostępniania im podmiotom trzecim.

9. Nieograniczone możliwości raportowania

Gotowe systemy informatyczne generują raporty, w których znajdują się tylko te wskaźniki i statystyki, które zostały przewidziane przez producenta. Nie ma możliwości dodania funkcji obliczającej wskaźniki nieuwzględnione w danym produkcie. Może się zdarzyć, że firma nie jest zadowolona z raportów generowanych przez gotowe systemy, gdyż nie są pełne i nie zawierają wszystkich niezbędnych informacji dla analityków. Nieograniczone możliwości raportowania są kolejną korzyścią dedykowanej aplikacji. Dostawca oprogramowania uwzględnia w raportach wszystkie statystyki i wskaźniki wskazane przez zleceniobiorcę. Dodatkowo, właściciel aplikacji decyduje o wyglądzie i strukturze raportu, a także o rodzajach generowanych wykresów. Dzięki tym zabiegom raporty są nie tylko bardziej czytelne i zrozumiałe, ale również zawierają wszystkie przydatne firmie informacje.

10. Satysfakcja ze zbudowania czegoś innowacyjnego 😉

Wiele firm decyduje się na budowę dedykowanego systemu nie tylko z wymienionych wyżej powodów, ale również dlatego, że czerpią olbrzymią satysfakcję z budowy własnego oprogramowania. Większość ludzi lubi tworzyć innowacje rozwiązania i cieszy się, gdy ich pomysł wchodzi w życie. Warto od początku zaangażować pracowników firmy w proces tworzenia systemu, ponieważ rady i spostrzeżenia przyszłych użytkowników mogą być bardzo przydatne podczas projektowania rozwiązania. Dodatkowo będąc uczestnikami projektu, pracownicy również będą odczuwać satysfakcję z możliwości współtworzenia autorskiego systemu, z którym chętniej będą później pracować.

Podane powyżej przykłady to tylko niektóre z wielu korzyści budowy aplikacji na zamówienie. Autorski system informatyczny realnie wspiera funkcjonowanie firmy, a także przyczynia się do jej rozwoju. Z tego powodu firmy coraz chętniej decydują się na wdrożenie dedykowanego rozwiązania niż gotowego systemu.