SharePoint intranet i witryny WWW

SharePoint to potężne narzędzie umożliwiające zespołową współpracę i wymianę danych. Na długo przed erą cloud computingu pozwalało korporacjom i mniejszym firmom, na zarządzanie dostępem do danych firmowych w aplikacjach i na stronach www.

Prezentacja treści w formie stron internetowych dostępnych z przeglądarki, to rozwiązanie znane każdemu, kto choćby okazyjnie pracuje z komputerem. Jednak wszechstronność SharePoint to przede wszystkim możliwość złożonej współpracy i integracji z pozostałymi produktami Microsoft oraz usługami zewnętrznymi. Dzięki potencjałowi do integracji różnych źródeł danych narzędzie to jest wykorzystywane do zarządzania wieloma rozmaitymi projektami i procesami firmowymi. Rozwój cloud computingu to ewolucja narzędzia i szansa na skorzystanie z SharePoint Online.

Kto używa SharePoint?

SharePoint to narzędzie dla każdej firmy i organizacji, której odpowiada idea współpracy zespołowej, nieograniczonej czasem i miejscem. Wg danych prezentowanych przez AIIM (Association for Information and Image Management) jedna na dwie spośród organizacji z rankingu Fortune 500 korzysta z Share Point (źródło: http://www.topsharepoint.com/fortune-500-companies-using-sharepoint). Narzędzie to jest znane większości pracowników odpowiedzialnych za zespołową kolaborację i obieg informacji firmowych w organizacjach. Microsoft dostarcza wersje serwerowe do zastosowań lokalnych tzw. SharePoint Server, jak i aplikację w chmurze, powiązaną z pakietem Office 365. Szczególnie ta oferta jest interesująca dla mniejszych firm i startupów, których zespoły liczą choćby kilkoro członków.

Firmowe strony internetowe

Najciekawsze zastosowania SharePoint na dużą skalę możemy obserwować przeglądając witryny internetowe organizacji znajdujących się na liście prestiżowego Fortune 500. Jest to najlepszy przykład wykorzystania technologii SharePoint do budowy wizerunku poprzez dystrybucję contentu na publicznych stronach www. Dzięki temu widać szerokie możliwości adaptacji tego narzędzia w firmach oraz stopień personalizacji, który pozwala ono osiągnąć. Zarządzając stroną za pomocą tej platformy możliwe jest określenie stopnia dostępu dla różnych użytkowników. W ten sposób anonimowi internauci mogą odwiedzać publicznie dostępną stronę, promującą informacje na temat firmy, a pracownicy i partnerzy logować się do zasobów organizacyjnych przeznaczonych wyłącznie dla autoryzowanych użytkowników.

Intranet firmowy

Strona czy aplikacja firmowa, dostępna wyłącznie dla pracowników organizacji lub tylko poszczególnych zespołów, to jeden z bezpieczniejszych sposobów na udostępnianie sobie nawzajem zasobów firmowych. W ten sposób pracownicy zaangażowani w dany proces w czasie rzeczywistym prezentują wyniki swojej pracy oraz korzystają z elementów dostarczonych przez kolegów. Witryny intranetu tworzone przy wykorzystaniu SharePoint Online to nowoczesne oraz bezpieczne aplikacje i strony www, dostępne z każdego urządzenia. Dzięki tej technologii, każdy współpracownik otrzymuje mobilną, zawsze działającą platformę do pracy. Organizacje doceniają to sprawdzone rozwiązanie za znaczny wzrost zaangażowania swoich pracowników w wykonywanie zadań i podnoszenie kwalifikacji za pośrednictwem firmowych szkoleń online.

Zarządzanie dokumentami i dostępem do danych firmowych

Nie do zignorowania jest również wzrost wydajności pracy, osiągany dzięki automatyzacji procesu obiegu informacji i jej archiwizacji oferowanej przez SharePoint. Narzędzie pozwala na przetwarzanie praktycznie każdego rodzaju danych i dostarczanie właściwych informacji użytkownikom, którym są one potrzebne. W ten sposób każdy ma permanentny dostęp do aktualnych zasobów, koniecznych do podjęcia trafnych decyzji i wykonania zleconych zadań. Za pomocą customizowanych dashboardów można dystrybuować o wiele więcej niż aktualnie opracowywane dokumenty cyfrowe pakietu Office, zarchiwizowane wersje dokumentów papierowych lub zdjęcia. Zaawansowani użytkownicy mogą, za pośrednictwem odpowiednio skonfigurowanego Intranetu, mieć podgląd i możliwość edycji danych z procesów, takich jak:

• zarządzanie zamówieniami,
• zarządzanie działem wsparcia klienta i pojedynczymi zadaniami,
• śledzenie paczek i przesyłek,
• szereg stron intranetowych.

Możliwości rozbudowy i personalizacji aplikacji SharePoint nie są ograniczone do powyższych. Jak pokazują przykłady stron, na które zwracamy uwagę powyżej, zakres tworzonych rozwiązań wynika z potrzeb oraz dojrzałości organizacji.

SharePoint nie jest konceptem nowym. Rozwiązanie to ewoluuje wraz z rozwojem technologii cyfrowych i ogólnymi trendami rozwoju w branży. Klienci, którzy preferują własną infrastrukturę w postaci serwerów, mają możliwość pobierania i aktualizowania oprogramowania do zastosowania lokalnego. Firmy preferujące computing bezserwerowy lub zamierzające skorzystać z jego zalet otrzymują dostęp na zasadzie abonamentu do usługi online. Taki model sprawia, że usługa ta staje się szeroko dostępna dla startupów i przedsiębiorców.