Outsourcing IT, czyli współpraca dwóch partnerów i jeden cel

Outsourcing IT to popularna usługa – z tego typu wsparcia korzysta już blisko połowa firm dostępnych na rynku. Najczęściej świadczone są usługi informatyczne takie jak: tworzenie dedykowanego oprogramowania oraz aplikacji komputerowych i mobilnych, w tym także ich rozwój i utrzymanie, obsługa baz danych, zarządzanie infrastrukturą IT oraz helpdesk. Jakie konkretnie zalety ma outsourcing oraz co warto o nim wiedzieć?

Outsourcing dotyczy wielu branż, jednak blisko połowa tego rynku to usługi informatyczne. Jak podaje Information Services Group w raporcie z 2018 roku – w skali globalnej ich wartość wzrosła o 13% i obecnie wynosi ponad 64 mld dolarów. Z kolei, według KPMG aż 44% przedsiębiorców stwierdza, że obecnie częściej niż 5 lat temu wybiera outsourcingowe wsparcie IT.

Outsourcing IT – zalety dla pracodawcy

Outsourcing IT to często praktykowane rozwiązanie, które ma wiele atutów. W raporcie KPMG/Harvey Nash z 2017 roku, dyrektorzy z całego świata stworzyli ranking jego największych zalet. Według nich outsourcing IT:

• uwalnia zasoby, co pozwala skupić się na podstawowej działalności firmy

Aż 49% osób z grupy przedsiębiorców, którzy decydują się na outsourcing IT, korzysta z niego, gdyż umożliwia wydzielenie części pracy do zewnętrznych zespołów, a to z kolei pozwala rozdysponować więcej zadań w zespołach wewnętrznych. Decydując się na outsourcing programistyczny, otrzymuje się najlepszych pracowników ukierunkowanych na cel – nie trzeba samodzielnie realizować procesu rekrutacyjnego itp. Tym dostawca outsourcingu informatycznego umożliwia szybsze działanie oraz otrzymanie konkretnych rezultatów.

• zapewnia dostęp do umiejętności niedostępnych w firmie

Technologia jest kluczowym czynnikiem wpływającym na przewagę nad konkurencją, dlatego też dostawcy świadczący usługi informatyczne są chętnie (według deklaracji aż przez 46% przedsiębiorców) wykorzystywani do zadań, których nie może wykonać nikt z zatrudnionych w firmie pracowników. Obecnie doszło do sytuacji, w której rynek informatyczny nie jest w stanie nadążyć za popytem, dlatego też wykwalifikowani eksperci stanowią istotne wsparcie IT, świadczone nie tylko w ramach doraźnych usług informatycznych, ale również do regularnej i stałej pomocy.

• optymalizuje koszt usług informatycznych

Chociaż outsourcing IT to skuteczny sposób na optymalizację kosztów w firmie, to według 45% prezesów firm, w porównaniu z poprzednimi latami, nie stanowi to już kluczowego czynnika zlecania zadań informatycznych na zewnątrz. Dostawcy usług informatycznych są ważniejszym elementem relacji biznesowej i bardziej niż źródło tanich pracowników do wynajęcia stanowią kluczowy czynnik technologicznej transformacji biznesu. Wnosząc najlepsze praktyki, technologię, wiedzę i umiejętności są w stanie stać się kluczowym i integralnym elementem firmy.

• poprawia zdolność firmy do innowacji

Według 15% osób prowadzących firmy, outsourcing IT to skuteczny sposób na rozwój firmy. Zespół informatyków w firmie może nie być w stanie wyjść poza pewien schemat działania – z kolei eksperci z zewnątrz działają nieszablonowo, a także mają odwagę oraz umiejętności, aby wypróbowywać różnorakie rozwiązania technologiczne. Tym samym są w stanie przyspieszyć rozwój firmy i pomóc wyprzedzić konkurencję.

Jak właściwie wybrać firmę oferującą outsourcing IT?

Najważniejszą kwestią jest określenie celu, jaki chce osiągnąć firma decydująca się na outsourcing IT. Aby łatwiej można było zweryfikować efektywność firmy, należy zadbać o to, by cel był zgodny z koncepcją SMART. Oznacza to, że cel powinien być: skonkretyzowany (uniemożliwia luźną interpretację), mierzalny (stopień realizacji celu można określić liczbowo), osiągalny (ambitny, ale wykonalny), istotny (musi to być wyraźny krok naprzód) i określony w czasie. Tym samym celem nie może być: „Zwiększenie zysków” lub „Aplikacja, która się sprzeda”. Potrzebne są konkretne wskazówki i wytyczne, dzięki którym będzie możliwa współpraca między firmą, a pracownikami zewnętrznymi.

Ponadto, aby przyspieszyć jej rozwój, należy wybrać dostawcę usług outsourcingowych, który ma doświadczenie, wiedzę i umiejętności, gdyż zawarcie z nim kontraktu powinno być początkiem długiej i produktywnej relacji biznesowej. Decydując się na outsourcing programistów lub outsourcing usług informatycznych warto także dokładnie przyjrzeć się zawieranej umowie – negocjować i dopasowywać, przez co skutecznie uniknie się wielu nieporozumień np. tych związanych z produktywnością.

Ze względu na to, że outsourcing IT jest powszechny, wiele firm coraz częściej, głównie ze względu na koszt, decyduje się na wybór dostawcy spoza kraju. Warto jednak wziąć pod uwagę, że z polskim dostawcą łatwiej się porozumieć – odchodzą problemy komunikacyjne, te związane ze strefą czasową i różnicami w kulturze biznesowej. Tym samym można skutecznie uniknąć opóźnień oraz marnowania czasu i bezpodstawnych kosztów.

ImpiCode również oferuje outsourcing programistyczny.

Uwaga! RODO. Outsourcing IT a dane wrażliwe

Wraz z rozwojem technologii, należy także zadbać o bezpieczeństwo w sieci. Usługi informatyczne świadczone w ramach outsourcingu muszą: zapobiegać utracie danych, stosować automatyzację zabezpieczeń oraz skrupulatnie analizować zagrożenia. Aby w pełni realizować standardy RODO oraz stosować należyte przepisy bezpieczeństwa, wybrana firma informatyczna powinna przeprowadzać audyty bezpieczeństwa oraz aktualizować strategie, które dzięki odpowiednimi technologiom oraz stosowanej metodologii ochronią wrażliwe dane.

Dlatego też tego typu obsługa informatyczna firm powinna być ustalona na piśmie – umowa powinna zawierać klauzule o nieujawnianiu danych, do których dostawca ma dostęp, a także informacji o konkretnych zabezpieczeniach, które uniemożliwiają naruszenie bezpieczeństwa.