Pierwsze formalności w startupie

Startupowe środowisko tworzą nie tylko sami startuperzy, lecz również rozmaite programy, organizacje i instytucje wspierające rozwój tego ekosystemu. W zależności od miejsca, w którym jesteś na drodze swojego biznesu, ich oferta może być dla Ciebie mniej lub bardziej interesująca, ale z pewnością warto zbudować sobie obraz możliwości, jakie są lub łatwo mogą się znaleźć w Twoim zasięgu.

Wsparcie merytoryczne

Bardzo ciężko zbudować i rozwijać startup bez posiadania odpowiedniej wiedzy. Aby uniknąć częstych błędów młodych przedsiębiorców, warto skorzystać z usług wsparcia merytorycznego oferowanego zarówno przez fundacje i stowarzyszenia (stworzone z myślą o startupach), jak i wziąć udział w programach akceleracyjnych i inkubacyjnych. Spotkanie z ekspertem z dziedziny startupów może pomóc w podjęciu decyzji o rozpoczęciu działalności lub określić optymalny kierunek rozwoju Twojego startupu. Ekspert podzieli się z Tobą opinią na temat pomysłu, a także ułatwi kontakt z potencjalnymi inwestorami i zarekomenduje odpowiednie osoby do prowadzenia księgowości.

Mentoring

Mówi się, że z prowadzeniem firmy jest jak ze sportem. Jeśli chcemy osiągać coraz lepsze wyniki i bić kolejne rekordy, potrzebujemy osoby, która posiada wiedzę i doświadczenie w danej dziedzinie i pomoże nam w rozwoju. W sporcie jest to trener, a w biznesie mentor. Mentorem jest osoba mająca doświadczenie, osiągająca sukcesy i posiadająca cenny networking. Mentor chętnie dzieli się swoją wiedzą i kontaktami. Dzięki mentorowi początkujący startuper może szybko poznać środowisko startupowe i nawiązać cenne znajomości.

Programy mentoringowe oferowane są w ramach akceleratorów i inkubatorów. Organizowane są również przez fundacje i stowarzyszenia wspierające startupy. Mentoring zazwyczaj trwa od kilku do kilkunastu miesięcy i polega na regularnych spotkaniach przedsiębiorcy z mentorem.

Nie można również pominąć niezwykle wartościowych źródeł wiedzy, jakimi są coraz bardziej ostatnio popularni youtuberzy i podcasterzy. I choć oczywiście trudno tu mówić o mentoringu w ścisłym tego słowa znaczeniu, to większość treści oferowana jest bezpłatnie, a przy tym często na bardzo wysokim poziomie. Do wyboru mamy zarówno kanały i podcasty ogólnobiznesowe, jaki i bardziej specjalistyczne, w tym związane z IT.

Akcelerator

Akceleratory pomagają startuperom rozwinąć swój biznes w stosunkowo krótkim czasie. Ich celem jest przyśpieszenie rozwoju firmy. Akceleratory wspierają głównie osoby z już zdefiniowanym modelem biznesowym, często dysponujące także MVP. Programy akceleracyjne oferują przede wszystkim wsparcie merytoryczne (w tym mentoring), networking oraz pomoc w pozyskaniu funduszy. Czasem oferują również wsparcie finansowe w zamian za udziały w firmie.

Inkubatory przedsiębiorczości

Inkubatory przedsiębiorczości funkcjonują w ramach fundacji i stowarzyszeń, pomagając młodym startuperom w realizacji biznesu. Skierowane są zarówno do osób zastanawiających się nad założeniem własnego biznesu, jak i początkujących przedsiębiorców. Inkubatory dostarczają wsparcie merytoryczne i prawne, oferują przestrzenie biurowe, obsługę księgową oraz organizują szkolenia między innymi z marketingu, sprzedaży i autoprezentacji.

Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości

Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości (AIP) są szczególną formą inkubatorów dla osób pragnących założyć startup bez zakładania firmy. AIP użycza startuperom swoją osobowość prawną (NIP i REGON). Oferta Akademickich Inkubatorów Przedsiębiorczości skierowana jest zwykle do wszystkich osób pełnoletnich, a nie tylko studentów i doktorantów. W ramach niewielkiej miesięcznej opłaty startuperzy otrzymują: obsługę księgową firmy, indywidualne konto bankowe, dostęp do systemu fakturowania, pomoc i obsługę prawną, wsparcie administracyjne i przestrzeń biurową.

Wspólnicy

Prowadzenie startupu w pojedynkę jest nie tylko trudniejsze, ale również bardziej ryzykowne. Znalezienie wspólnika (lub wspólników) zdecydowanie jest dobrym pomysłem. Idealnie jest, gdy wspólnik podziela twoją ideę biznesową, a przy tym jego umiejętności i doświadczenie uzupełniają Twoje kompetencje. Jeśli brak Ci fachowej wiedzy w dziedzinie, w której ma działać Twoja firma, wspólnik ze stażem w branży z pewnością wiele ułatwi.

Pamiętaj również, że budowanie każdej firmy, a startupu w szczególności, jest zadaniem niezwykle obciążającym psychicznie. Przy kluczowych decyzjach czy trudnych chwilach w ogóle, z pewnością przyda Ci się wsparcie czy dodatkowa opinia. Z pewnością więc wspólnik idealny to osoba, której możesz zaufać, która podziela Twoją wizję budowanej firmy i ogólnej strategii biznesowej.

Zwykle wspólnikami zostają osoby z najbliższego otoczenia: rodzina, znajomi ze studiów lub z miejsca pracy. Co jednak zrobić, gdy nie widzisz wokół siebie właściwego kandydata? Nic straconego - zacznij się rozglądać po środowiskach startupowych. Możesz tam znaleźć ludzi z różnych branż i z rozmaitym doświadczeniem, w tym również takie osoby, które już mają doświadczenie w prowadzeniu własnej firmy i rozglądają się za nowymi wyzwaniami.

Pamiętaj tylko o jednym: wspólnik jest swego rodzaju inwestorem. Oznacza to, że po pierwsze musisz przekonać go do swojej wizji, po drugie musisz upewnić się, że dostarczy Ci wsparcia, którego oczekujesz. Nie wybieraj pochopnie, wiążesz się ze wspólnikiem najprawdopodobniej na lata, więc zła decyzja może Cię wiele kosztować.

Formalności

Założenie startupu wiąże się z podjęciem szeregu formalnych działań dotyczących między innymi: wyboru formy prawnej, zarejestrowania firmy oraz ustalenia miejsca pracy.

Forma prawna

Działalność typu startup nie jest ograniczona tylko do jednej formy prawnej - jest kilka możliwości nadania osobowości prawnej swojemu biznesowi. Wybór właściwej zależy od posiadanego kapitału, możliwości przedsiębiorców i spełniania wymogów formalnych.

Jednoosobowa działalność gospodarcza (DG) uznawana jest za najprostszą formę prowadzenia firmy. Można ją założyć online wysyłając wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Startuperzy rzadko korzystają z tej formy z dwóch powodów: jak sama nazwa wskazuje, jest to działalność jednoosobowa (rzadko spotykana w startupach), a ponadto przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za zobowiązania firmy swoim majątkiem.

Spółka cywilna (S.c.) powstaje w momencie zawarcia umowy przez wspólników. Bywa wybierana przez startuperów z powodu możliwości prowadzenia uproszczonej księgowości na początku działalności. Do wad spółki cywilnej należą: brak osobowości prawnej, nieograniczona odpowiedzialność osobista wspólników za zobowiązania firmy i konieczność odprowadzania składek ZUS.

Spółka jawna (S.j.) łączy w sobie elementy spółki cywilnej i z o. o. Jest tania i prosta w założeniu oraz posiada własny majątek i nazwę, a odpowiedzialność za zobowiązania opiera się na zasadzie subsydiarności. Najpierw zobowiązania są pokrywane majątkiem firmy, a dopiero później majątkiem własnym wspólników.

Na spółkę komandytową (S.k.) może zdecydować się przedsiębiorca posiadający inwestora. Założyciel startupu jest komplementariuszem, który odpowiada za zobowiązania firmy całym swoim majątkiem, ale również zachowuje autonomiczność decyzji. Komandytariuszem jest inwestor, który odpowiada za zobowiązania firmy do wielkości wniesionego wkładu i posiada udział w zyskach. 

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Sp. z o.o.) jest najczęściej wybieraną formą prawną przez startuperów. Przedsiębiorców nie odstrasza podwójne opodatkowanie i obowiązek prowadzenia pełnej księgowości. Do głównych atutów spółki z o.o. należą: brak obowiązku odprowadzania składek ZUS, niski kapitał zakładowy (5 000 zł), łatwa możliwość przekształcenia w spółkę akcyjną i ograniczona do poniesionych nakładów finansowych odpowiedzialność wspólników za zobowiązania firmy. 

Spółka akcyjna (S.A.) jest rzadko wybierana przez startuperNiów z powodu wysokiego kapitału zakładowego wynoszącego co najmniej 100 000 zł. Plusem spółki jest ograniczona odpowiedzialność wspólników za zobowiązania firmy. Akcjonariusze odpowiadają za zobowiązania tylko do wysokości wniesionych wkładów, a nie całym swoim majątkiem.

Prosta spółka akcyjna to specjalna forma prawna stworzona z myślą o startupach, która ma zostać uchwalona w 2021 r. Prosta spółka akcyjna oparta będzie na Kodeksie Spółek Handlowych. Dla startupera liczyć się będą takie cechy jak: bardzo niski kapitał zakładowy (tylko 1 zł), minimalne formalności, zapewnienie bezpieczeństwa założycieli i inwestorów. Dodatkowym atutem ma być szybkość i łatwość przekształcenia oraz likwidacji spółki.

Adres i biuro

Bez względu na sposób prowadzenia startupu firma musi mieć adres. O ile w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej może to być adres założyciela, to w przypadku spółek nie jest to już takie proste i osobny adres zwykle staje się więc wymogiem. Na szczęście dostępne są inne opcje.

Przestrzenie coworkingowe

Coraz popularniejszym rozwiązaniem są przestrzenie coworkingowe, czyli specjalne miejsca do pracy dla małych firm. W zależności od coworkingu dostępne są jedynie biurka w przestrzeni wspólnej, boksy lub wydzielone samodzielne pokoje. Coworkingi w stosunkowo niewielkiej cenie oferują pełną infrastrukturę i obsługę serwisową biura. W ramach współdzielonej infrastruktury na ogół możemy korzystać z sal konferencyjnych, przestrzeni do relaksu czy ekspresów do kawy. Dla niektórych osób zaletą jest możliwość rozszerzania sieci kontaktów czy choćby możliwość pogawędki z osobą z biurka obok. Z drugiej strony w coworkingach trudniej o prywatność, co może komplikować niektóre codzienne zajęcia, jak choćby rozmowy telefoniczne, które zazwyczaj należy odbywać w dedykowanych rozmównicach.

Wirtualne biuro

Wirtualne biuro jest idealnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców pracujących z domu. Jest to przede wszystkim usługa użyczenia adresu za niewielką opłatą, ale zwykle możemy również liczyć na przesyłanie mailem skanów korespondencji przychodzącej, odbieranie telefonów a także możliwość korzystania z sali konferencyjnej. Często usługodawca oferuje dodatkowe usługi w postaci obsługi prawnej i księgowej, wsparcia informatycznego czy pomocy w zarejestrowaniu działalności.

Księgowość

Rzadko kiedy założyciele startupu posiadają wiedzę z księgowości na poziomie pozwalającym na prowadzenie ksiąg rachunkowych. W przypadku księgowości uproszczonej jest to jeszcze stosunkowo łatwe, lecz gdy w grę wchodzi księgowość pełna, lepiej zdać się na specjalistę.

W większości przypadków najlepszym rozwiązaniem jest zlecenie usługi księgowej zewnętrznej firmie. Może to być biuro rachunkowe, ale w ostatnim czasie coraz większą popularność zdobywają również firmy księgowe świadczące usługi w części lub całkowicie online. Ponadto zdarzają się firmy specjalizuje się w outsourcingu księgowości dla działalności typu startup, które oferują również pomoc w procesie rejestracji firmy. Wsparcie księgowe można otrzymać także w ramach inkubacji i akceleracji.

Wybierając dostawcę usług rachunkowych warto pytać, czy dostępna będzie stała osoba prowadząca księgi Twojej firmy. W swej działalności niejednokrotnie spotkasz się z różnego rodzaju problemami czy wątpliwościami dotyczącymi rozliczeń i formalności podatkowych, dobrze więc mieć stałego doradcę, który zna Twoją sytuację i udzieli odpowiedzi na wszelkie pytania.

Dobra znajomość przepisów prawnych i księgowych może ułatwić rozpoczęcie działalności startupu i jego rozwój. Jednak początki bywają trudne, dlatego warto dołączyć do środowiska startupowego, w którym łatwiej jest znaleźć pomoc i pozyskać inwestorów. Więcej przydatnych informacji o kolejnych etapach rozwoju startupu znajdziecie w naszym darmowym ebooku "Od pomysłu na startup do biznesu", który otrzymacie natychmiast po zapisaniu się na nasz newsletter.