Jak przygotować się do rozmowy z Software Housem?

Do rozpoczęcia realizacji projektu informatycznego należy się wcześniej dobrze przygotować. Jednym z pierwszych i najtrudniejszych zadań jest znalezienie odpowiedniego dostawcy usług IT. W jaki sposób to zrobić? Jak znaleźć software house, który zbuduje rozwiązanie spełniające potrzeby i cele biznesowe przedsiębiorstwa? Mimo, iż na rynku działa wiele firm programistycznych, to wybranie właściwego dostawcy nie jest łatwe. Samo przejrzenie stron internetowych dostawców usług IT, zapoznanie się z ich ofertą, przykładami zrealizowanych projektów i referencjami może być niewystarczające dla klienta, aby zlecić budowę produktu danej firmie programistycznej. Również software house nie może podjąć się nowego projektu tylko na podstawie analizy przesłanego briefu i specyfikacji rozwiązania. Aby obie strony mogły zdecydować się na nawiązanie współpracy, konieczne jest przeprowadzenie rozmowy wstępnej (discovery call). 

Pierwsze rozmowa jest bardzo ważna i często jej przebieg decyduje o tym, czy dana firma programistyczna podejmie się budowy produktu technologicznego. Należy pamiętać, że to nie tylko klient decyduje o rozpoczęciu współpracy z software housem, ale również druga strona musi wyrazić chęć i gotowość do zrealizowania konkretnej usługi. Aby pierwsze spotkanie przebiegło sprawnie i bezstresowo, warto poświęcić kilka chwil na odpowiednie przygotowania. Poniżej przedstawimy najczęściej zadawane pytania, które można usłyszeć podczas pierwszej rozmowy z firmą programistyczną. 

Z jakim projektem przychodzisz?

Nie można zaproponować dobrego rozwiązania bez dokładnego zapoznania się z problemem, którego ono dotyczy. Dostarczony produkt technologiczny powinien być zaprojektowany specjalnie pod model biznesowy danego przedsiębiorstwa. Z tego powodu przedstawiciele software house’u będą szczegółowo wypytywać o to z czym dokładnie przychodzisz i czego konkretnie potrzebujesz, aby zbudowane rozwiązanie jak najlepiej spełniało twoje oczekiwania. Warto zastanowić się w jaki sposób i dlaczego została podjęta decyzja o potrzebie stworzenia produktu technologicznego. Czy wynikało to z pojawienia się jakiś trudności np. dotychczas używany system zaczął spowalniać, a może firma potrzebuje rozwiązania, które podniesie wydajność i efektywność jej funkcjonowania, obniży koszty lub zwiększy sprzedaż. Określenie problemu pomoże ci zdefiniować cel budowanego produktu. Podczas rozmowy opowiedz o korzyściach stosowania danego rozwiązania, do których można zaliczyć m.in. odciążenie pracowników lub zautomatyzowanie i tym samym przyspieszenie konkretnego procesu. Szczegółowe poznanie problemu i zrozumienie celów biznesowych firmy pozwoli dostawcy usług IT sprecyzować główną funkcjonalność rozwiązania dopasowaną do potrzeb klienta. 

Opowiedz o kontekście

Niektóre osoby dziwią się słysząc pytania dotyczące modelu działania firmy, rodzaju obsługiwanych klientów czy też sposobu organizacji pracy. Przygotuj się na to, że specjalista IT może poruszyć kwestie związane z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, aby lepiej zrozumieć kontekst i cel budowy planowanego systemu. Firma programistyczna może dopytywać się o główną działalność biznesową potencjalnego kontrahenta, ale również np. o profil jego modelowego klienta, liczbę pracowników, strukturę organizacyjną czy plany rozwojowe. Kto będzie użytkownikiem systemu i w jakim celu będzie z niego korzystał? Czy nowe rozwiązanie jest związane z prowadzonym biznesem, czy też dotyczy zupełnie nowego obszaru? Odpowiedzi na te pytania pozwalają analitykowi lepiej zrozumieć potrzebę klienta, przez co ułatwią opracowanie i stworzenie rozwiązania bardziej dopasowanego do jego potrzeb.

Kto składa się na twoją grupę docelową?

Każda firma programistyczna zada ci pytanie o grupę docelową oprogramowania, a mianowicie poprosi cię o podanie liczby osób, które będą korzystać z rozwiązania. Warto przygotować sobie odpowiedź i oszacować liczbę użytkowników, ponieważ jest to istotna kwestia przy wyborze technologii potrzebnej do zbudowania produktu. Inne narzędzie będzie bardziej odpowiednie w przypadku tworzenia rozwiązania do użytku przez trzydzieści osób, a inna technologia zostanie wykorzystana do budowania produktu obsługującego kilka tysięcy użytkowników. W przypadku rozwiązania tworzonego na potrzeby wewnętrzne firmy, z którego korzystać będą pracownicy lub klienci przedsiębiorstwa, pytanie o skalę użytkowania nie jest trudne. Problem z oszacowaniem liczby użytkowników mogą mieć natomiast przedsiębiorcy znajdujący się dopiero na początku swojej drogi i posiadający niewielu lub wręcz żadnych klientów. Podczas rozmowy z firmą programistyczną warto opowiedzieć coś więcej o grupie docelowej. Opisz użytkowników i ich cechy. Czy twoje rozwiązanie przeznaczone jest dla pracowników korporacji, młodzieży, studentów, dorosłych czy starszych ludzi? W jakim celu użytkownik będzie korzystał z twojego produktu? Odpowiedzi na te pytania pomogą w określeniu modelu biznesowego i zbudowaniu odpowiedniej wersji produktu.

Czy przeprowadziłeś badanie użytkowników?

Nie zdziw się, że w czasie rozmowy o grupie docelowej, usłyszysz dodatkowe pytania o przeprowadzone badanie rynku i klientów. Firma programistyczna będzie chciała wiedzieć skąd wiesz jacy użytkownicy będą stanowić twoją grupę docelową. Czy przeprowadziłeś jakieś badanie, a może znalazłeś dane na ten temat? Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, to masz czas do pierwszej rozmowy z software housem. Analiza rynku powinna stanowić fundament modelu biznesowego. Jeżeli chcesz zbudować produkt dla swoich pracowników lub klientów, warto wcześniej się z nimi skontaktować i zapytać się o ich opinię na ten temat. Takie badanie można bardzo szybko i łatwo przeprowadzić przy pomocy anonimowej ankiety utworzonej np. w formularzu Google. Dzięki temu dowiesz się czy planowane rozwiązanie ma szansę zaspokoić potrzeby potencjalnych użytkowników. Dodatkowo uzyskane wyniki mogą zwrócić twoją uwagę na inne problemy lub podkreślić duże znaczenie innych funkcjonalności niż pierwotnie zakładano. W przypadku gdy nie ma się jeszcze żadnych klientów, warto przeprowadzić analizę konkurencji i ich klientów, a także poszukać różnych danych związanych z obszarem działalności budowanego rozwiązania. 

Czym jest produkt i jak działa?

Szukając dostawcy usług IT dobrze mieć już gotową specyfikację i opis produktu, ponieważ firma programistyczna będzie zadawać szczegółowe pytania o rozwiązanie. Podstawową kwestią poruszaną w przypadku budowania aplikacji jest jej rodzaj. Rozmawiając z firmą programistyczną powinieneś już wiedzieć czy potrzebujesz aplikacji mobilnej, webowej, czy też desktopowej. A może każdej z nich? Jest to bardzo istotna sprawa, ponieważ do budowy każdego typu aplikacji wykorzystuje się inne technologie. Warto wcześniej zapoznać się z wszystkimi rodzajami tworzonych rozwiązań i zrozumieć w jakim celu są stosowane. Aplikacje desktopowe wykorzystywane są przede wszystkim w produktach przeznaczonych na własny użytek firmy, ponieważ budowane są pod konkretny system operacyjny, a korzystanie z rozwiązania wymaga wcześniejszej instalacji aplikacji na każdym jednym urządzeniu. Z aplikacji webowych można korzystać mając dostęp do Internetu, a rozwiązania mobilne wymagają wcześniejszej instalacji na urządzeniu mobilnym. Oprócz rodzaju produktu trzeba wiedzieć na jakim systemie operacyjnym ma on funkcjonować. 

Kolejna poruszana kwestia dotyczy funkcjonalności rozwiązania. Przygotuj się na pytania związane z wersją językową oraz integracją z innymi systemami. Jeśli produkt połączony będzie z zewnętrzną bazą danych, to na pewno firma programistyczna zapyta cię o to jak często rozwiązanie ma aktualizować informacje, czy przepływ danych będzie jedno- czy dwukierunkowy, który system będzie nadrzędny. Często rozmawia się także o liczbie nowych rekordów dodawanych w określonym czasie np. w ciągu dnia, tygodnia lub miesiąca. Rekordem jest pewien zestaw danych np. w przypadku aplikacji zawierającej menu restauracji za rekord uznawana jest nie tylko każda potrawa, ale też każde zamówienie. Przygotuj się na pytania związane z takimi funkcjonalnościami jak płatności, geolokalizacja, reklamy i powiadomienia. Dostawca usług IT będzie chciał wiedzieć, które z tych funkcji są niezbędne, a bez których możesz (przejściowo) się obejść. W przypadku gdy firma zleca wykonanie nowego systemu informatycznego, a posiada już inny system, to software house będzie dopytywać, czy nowe rozwiązanie ma zastąpić stare, czy też ma być z nim zintegrowane. 

Jaki masz budżet?

Pytania o budżet wywołują czasami negatywne reakcje klientów. Część z nich unika udzielenia odpowiedzi, tłumacząc się tym, że to oni oczekują wyceny produktu. Jednak nie warto ukrywać wstępnie przyjętych założeń finansowych. Znając budżet dostawca usług IT może stwierdzić czy za podaną kwotę da się zbudować produkt zgodny z oczekiwaniami, czy też trzeba będzie odrobinę go zmodyfikować i skupić się jedynie na najważniejszych funkcjonalnościach. Firma programistyczna może w pewnym zakresie dopasować swoje rozwiązanie nie tylko do potrzeb i celów klientów, ale również do budżetu przeznaczonego na produkt końcowy. Nie oznacza to wcale, że za mniejszą kwotę otrzyma się produkt gorszej jakości. Porządny software house zadba o to, aby zbudowany system był wydajny i efektywny. Ale oczywiście obniżenie kosztów realizacji wymagać będzie kompromisów, jak np. rezygnacja z niektórych drugorzędnych funkcjonalności, które nie są niezbędne w rozwiązaniu. Dobry analityk będzie w stanie wskazać w specyfikacji elementy systemu, które wiążą się z dużymi kosztami, a nie są niezbędne do jego funkcjonowania i zaproponować klientowi rozsądne alternatywy. Warto także pamiętać, że produkt technologiczny zawsze można później rozbudować i dodać pominięte wcześniej funkcje.

Pytaniu o wysokość budżetu często towarzyszą inne dotyczące m.in. źródła finansowania. Jest to szczególnie ważna kwestia w przypadku produktu budowanego z funduszy pozyskanych z dofinansowania lub grantu, które często wiążą się z dodatkowymi formalnościami, takimi jak konkretny harmonogram realizacji czy funkcjonalności, które mogą być weryfikowane podczas audytów. Warto zatem poinformować software house o tego rodzaju uwarunkowaniach projektowych. 

Jakie są ramy czasowe projektu?

Kolejnym ważnym zagadnieniem poruszanym podczas rozmowy jest kwestia związana z harmonogramem. Przygotuj się na to, że dostawca usług IT będzie chciał wiedzieć, kiedy zamierzasz rozpocząć projekt oraz kiedy przewidujesz jego zakończenie. Dodatkowo możesz usłyszeć pytania o to, czy ramy czasowe są sztywne oraz czy założenia odnośnie terminów rozpoczęcia i zakończenia projektu wynikają z wewnętrznych ustaleń firmy, czy też z zewnętrznych uwarunkowań. Do zewnętrznych uwarunkowań zalicza się m.in. własne zobowiązania wobec swoich klientów lub formalności związane z otrzymaniem grantu i koniecznością przestrzegania harmonogramu zamieszczonego we wniosku.

Jak wygląda organizacja i proces decyzyjny w twojej firmie?

Organizacja i proces decyzyjny obowiązujący w danej firmie są istotne nie tylko podczas ruszania z projektem i wypełniania wszystkich formalności związanych z dokumentacją, przekazywaniem uprawnień i dostępów, ale również podczas całego jego przebiegu. Komunikacja firmy programistycznej z osobami decyzyjnymi wpływa nie tylko na sposób budowania produktu technologicznego, ale również na czas rozpoczęcia i trwania projektu. Z tego powodu wykonawca usług IT chce wiedzieć czy osoba, z którą się kontaktuje może podejmować decyzje, czy pełni tylko rolę pośrednika przekazującego informacje, jak wygląda proces podejmowania decyzji przez potencjalnego klienta oraz jakie osoby lub działy będą zaangażowane w procedurę realizacji projektu.

Dodatkowe pytania, które mogą usłyszeć startupy

Startupami są młode firmy, które dostarczają nowych (lub usprawnionych) produktów bądź usług. Jeżeli startup jest dopiero na początku swojej drogi i chce zbudować produkt technologiczny, musi liczyć się z pytaniami o model biznesowy. Software house może zadawać pytania dotyczące strategii biznesowej lub planowanej kampanii marketingowej. Podczas rozmowy mogą zostać poruszone kwestie sprzedaży i promocji produktów. Jakie kanały dystrybucji zamierzasz wybrać? W jaki sposób dotrzesz do użytkowników? Jaką wartość ma twój produkt? W ten sposób dostawca usług IT może zrozumieć kontekst i udzielić wskazówek związanych z tworzonym rozwiązaniem. Pamiętaj, że w dobrych firmach programistycznych pracują osoby posiadające nie tylko dużą wiedzę technologiczną, lecz również biznesową, dlatego często mogą ci doradzić w wielu kwestiach.

Pytania związane z przejęciem projektu

W przypadku gdy posiadasz rozpoczęty projekt i szukasz nowego dostawcy usług IT, który przejmie i dokończy budowanie produktu technologicznego, przygotuj się na dodatkowe pytania. Software house będzie chciał dowiedzieć się dlaczego produkt nie został dokończony, w jakiej technologii został napisany, czy był tworzony wewnętrznie, czy też przez innego dostawcę. Dodatkowo usłyszysz pytania o występowanie trudności i problemów z realizowaniem projektu. Firma programistyczna będzie chciała wiedzieć czy otrzyma dostęp do pełnych kodów źródłowych i dokumentacji technicznej oraz jak wygląda sytuacja z prawami autorskimi. Czasem może się zdarzyć, że bardziej opłacalne okaże się zbudowanie produktu od początku niż podjęcie się próby naprawienia i dokończenia rozgrzebanego projektu.

Podczas rozmowy z software housem poruszane są zarówno kwestie organizacyjne, techniczne, jak i biznesowe. Znajomość przykładowych pytań i często poruszanych zagadnień pozwala lepiej przygotować się na spotkanie, dzięki czemu często już pod koniec pierwszej rozmowy można uzyskać informację zwrotną od firmy programistycznej i dowiedzieć się czy podejmie się budowy danego rozwiązania, czy też nie.