Systemy elektronicznego obiegu dokumentów (często skrótowo zwane EOD) są jednymi z najczęściej wykorzystywanych systemów w średnich i dużych organizacjach. W klasycznym rozumieniu stanowią elektroniczne odwzorowanie przepływu dokumentów papierowych, mające służyć ich zastąpieniu. Praktyka jednak bywa różna – przepływ dokumentu elektronicznego przeplata się z obiegiem dokumentu papierowego. Nierzadko również obie wersje krążą w organizacji równolegle.
Jednocześnie coraz częściej pojawiają się obiegi, które nie mają (i nigdy nie miały) swych papierowych reprezentacji. Tego typu rozwiązania określane są zwykle jako obiegi spraw (lub z angielskiego jako systemy workflow).
Z kolei obiegi dokumentów funkcjonujące w sektorze publicznym zwykle bazują na instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej zbiór zasad postępowania z dokumentami. Zwykle integralną część instrukcji stanowi także Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA), będący standardem klasyfikacji stosowanej w archiwum dokumentów.
W zdecydowanej większości przypadków obiegi dokumentów są niepowtarzalne i unikalne dla danej organizacji. W końcu zasadniczym celem tego typu systemów nie jest narzucenie pewnych rozwiązań czy procesów lecz ułatwienie i usprawnienie tych, które firma już sobie wypracowała.
Z tego powodu obiegi dokumentów są systemami opierającymi się na dwóch filarach:
W ImpiCode wdrożenia obiegu dokumentów opieramy zwykle na platformie InstaDB. Do jej najważniejszych zalet należy wysoka elastyczność, stabilność i łatwość odwzorowywania rzeczywistych obiegów spraw i dokumentów jak również szereg wbudowanych narzędzi, dostępnych dla użytkowników.
Wdrożenie poprzedzamy szczegółową analizą zastanych procesów firmowych, wywiadami z kluczowymi pracownikami organizacji oraz serią funkcjonalnych makiet, pozwalających na testowanie zaprojektowanych rozwiązań. Nasi wdrożeniowcy nie ograniczają się do realizacji wytycznych klienta, lecz również aktywnie szukają usprawnień procesów i przedstawiają do akceptacji propozycje optymalizacji.
Do najczęściej wdrażanych obiegów należą:
Ponadto systemy obiegów często wiążą się z archiwum dokumentów, pozwalającym na rejestrowanie i udostępnianie w ściśle kontrolowany sposób dokumentów firmowych.
System do przetwarzania danych bibliograficznych.
"ImpiCode managed the project well, adhering to the budget and taking scope changes in stride. The responsive and patient team provided actionable suggestions. Management and executives were communicative and readily available."
~Marlena Sęczek
Researcher Institute of Literary Research
Jeżeli masz ochotę dowiedzieć się więcej na temat tworzenia systemów obiegu dokumentów lub potrzebujesz wsparcia w swoim projekcie – napisz do nas przez formularz kontaktowy.
