Obiegi dokumentów, obiegi spraw

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów (często skrótowo zwane EOD) są jednymi z najczęściej wykorzystywanych systemów w średnich i dużych organizacjach. W klasycznym rozumieniu stanowią elektroniczne odwzorowanie przepływu dokumentów papierowych, mające służyć ich zastąpieniu. Praktyka jednak bywa różna – przepływ dokumentu elektronicznego przeplata się z obiegiem dokumentu papierowego. Nierzadko również obie wersje krążą w organizacji równolegle.

Jednocześnie coraz częściej pojawiają się obiegi, które nie mają (i nigdy nie miały) swych papierowych reprezentacji. Tego typu rozwiązania określane są zwykle jako obiegi spraw (lub z angielskiego jako systemy workflow).

Z kolei obiegi dokumentów funkcjonujące w sektorze publicznym zwykle bazują na instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej zbiór zasad postępowania z dokumentami. Zwykle integralną część instrukcji stanowi także Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA), będący standardem klasyfikacji stosowanej w archiwum dokumentów.

Wdrożenie obiegów

W zdecydowanej większości przypadków obiegi dokumentów są niepowtarzalne i unikalne dla danej organizacji. W końcu zasadniczym celem tego typu systemów nie jest narzucenie pewnych rozwiązań czy procesów lecz ułatwienie i usprawnienie tych, które firma już sobie wypracowała.

Z tego powodu obiegi dokumentów są systemami opierającymi się na  dwóch filarach:

• platformie systemowej, zapewniającej sprawne działanie,
• analizie rzeczywistych procesów organizacji i wdrożeniu odpowiedniego ich odzwierciedlenia.

W ImpiCode wdrożenia obiegu dokumentów opieramy zwykle na platformie InstaDB. Do jej najważniejszych zalet należy wysoka elastyczność, stabilność i łatwość odwzorowywania rzeczywistych obiegów spraw i dokumentów jak również szereg wbudowanych narzędzi, dostępnych dla użytkowników.

Wdrożenie poprzedzamy szczegółową analizą zastanych procesów firmowych, wywiadami z kluczowymi pracownikami organizacji oraz serią funkcjonalnych makiet, pozwalających na testowanie zaprojektowanych rozwiązań. Nasi wdrożeniowcy nie ograniczają się do realizacji wytycznych klienta, lecz również aktywnie szukają usprawnień procesów i przedstawiają do akceptacji propozycje optymalizacji.

Przykłady obiegów dokumentów

Do najczęściej wdrażanych obiegów należą:

• obieg akceptacji faktur,
• obieg zamówień wewnętrznych,
• elektroniczny sekretariat (elektroniczna książka korespondencji),
• obsługa zleceń usługowych,
• obsługa zleceń serwisowych,
• zarządzanie relacjami z klientami (CRM),
• wnioski urlopowe,
• rozliczanie delegacji.

Ponadto systemy obiegów często wiążą się z archiwum dokumentów, pozwalającym na rejestrowanie i udostępnianie w ściśle kontrolowany sposób dokumentów firmowych.