gdynia.pl

Przejęcie i rozwój systemu zarządzania powierzchniami biurowymi dla Pomorskiego Parku Naukowo-Technologicznego w Gdyni

Przejmowanie

Realizacja

Aplikacja internetowa

Wstęp

Profil klienta

Pomorski Park Naukowo-Technologiczny Gdynia (PPNT) to instytucja wspierająca rozwój innowacji oraz przedsiębiorczości w północnej Polsce. Park zarządza rozbudowanym kompleksem nowoczesnych budynków, obejmującym powierzchnie biurowe, przestrzenie coworkingowe, zaplecze konferencyjno-eventowe oraz specjalistyczną infrastrukturę technologiczną. W ramach swojej działalności PPNT wspiera firmy z sektora nowoczesnych technologii oraz działalności badawczo-rozwojowej (B+R). Obsługuje zarówno stałych najemców, jak i klientów zewnętrznych korzystających z sal konferencyjnych, przestrzeni coworkingowych oraz wydarzeń branżowych. Skala prowadzonej działalności wymagała wdrożenia oraz stałego rozwoju dedykowanego systemu zarządzania nieruchomościami i procesami operacyjnymi.

O projekcie

PPNT korzysta z dedykowanego systemu informatycznego wspierającego zarządzanie rezerwacjami powierzchni biurowych, rozliczeniami z kontrahentami oraz obsługą najemców. System został wytworzony i wdrożony przez zewnętrznego dostawcę. Wraz z rozszerzaniem zakresu jego wykorzystania pojawiła się potrzeba modernizacji systemu oraz zapewnienia stałego utrzymania i wsparcia technicznego.

W związku z tym klient poszukiwał zespołu, który:

przejmie pełną odpowiedzialność za rozwój oraz utrzymanie systemu,
zapewni wsparcie techniczne (support) oraz będzie reagował na incydenty wymagające natychmiastowej interwencji,
będzie dostosowywał i zapewniał stabilność integracji z zewnętrznymi systemami,
będzie realizował zmiany funkcjonalne wynikające z bieżących potrzeb operacyjnych,
obejmie system kompleksową opieką techniczną, w tym administracją środowisk oraz nadzorem nad infrastrukturą.

Zakres systemu

Najważniejsze funkcjonalności systemu:

Rezerwacja powierzchni biurowych – wynajem biur w modelu godzinowym i dziennym.
Coworking – dostęp rozliczany w oparciu o pulę godzin, z ewidencją wejść/wyjść.
Centrum konferencyjne – moduł do obsługi rezerwacji sal, w tym rezerwacji telefonicznych realizowanych przez pracowników PPNT w imieniu klientów.
Zarządzanie powierzchniami – wizualizacje rzutów 2D umożliwiające podgląd wynajętych przestrzeni, przypisanych kontrahentów oraz zarządzanie cennikami i dostępnością lokali.
CMS sal konferencyjnych (back-office) – zarządzanie treściami, zdjęciami i opisami sal, które są publikowane na portalu tri-polis.pl wśród ofert innych podmiotów.
Moduł kontrahentów – baza firm wraz z pracownikami, system ról i uprawnień, rozliczenia za wynajem sal i coworking.
Moduł użytkowników – własny system uprawnień, role definiowane przez administratorów, możliwość dodawania niestandardowych parametrów.
Integracje zewnętrzne:
- system katalogowy (Active Directory),
- system kontroli dostępu do pomieszczeń (raporty wejść/wyjść),
- obsługa komunikacji po protokole AMQP (przez broker RabbitMQ).

Model współpracy

Umowa na utrzymanie systemu

W momencie zakończenia współpracy PPNT z twórcą systemu, oprogramowanie pozostałoby bez opieki. W odpowiedzi na tę sytuację podpisano umowę na przejęcie i utrzymanie systemu, w ramach której:

przejęliśmy zarządzanie infrastrukturą oraz utrzymaniem oprogramowania,
określono zasady zgłaszania awarii oraz czasy reakcji (SLA), w których zobowiązujemy się do podjęcia działań naprawczych,
umowa ustala stałą, zryczałtowaną opłatę miesięczną obejmującą powyższe zobowiązania, zapewniając przewidywalność kosztów współpracy.

Przed podpisaniem umowy przeprowadziliśmy audyt rozpoznawczy obejmujący ocenę jakości kodu oraz potencjału dalszego rozwoju systemu. Wyniki audytu były pozytywne, system został zrealizowany z zachowaniem dobrych praktyk programistycznych i należytej staranności.

Przejęcie rozwoju oprogramowania oraz kontroli nad środowiskiem produkcyjnym przebiegło płynnie, co pozwoliło zapewnić ciągłość wsparcia systemu. W ramach wewnętrznych procedur projektowych zapewniliśmy redundancję kompetencyjną, angażując w projekt co najmniej dwóch programistów, co gwarantuje ciągłość prac niezależnie od absencji (np. urlopów).

Umowa na prace rozwojowe

Dodatkowo, w chwili rozpoczęcia współpracy Pomorski Park Naukowo-Technologiczny Gdynia miał już przygotowaną listę zmian do zrealizowania. Tego rodzaju prace realizujemy w ramach odrębnej umowy rozwojowej, rozliczanej w modelu godzinowym.

Model współpracy zadań rozwojowych:

klient zgłasza listę zadań do realizacji,
analizujemy ich pracochłonność i przedstawiamy koszt,
klient określa tempo realizacji prac oraz składa zamówienie na określoną liczbę godzin,
realizujemy zadania w ramach ustalonego harmonogramu.

Pierwsze zlecenie rozwojowe zostało podpisane równolegle z rozpoczęciem współpracy. Od tego czasu klient kilkukrotnie rozszerzał zakres prac, zamawiając kolejne pakiety godzin na nowe funkcjonalności. Model ten umożliwia klientowi elastyczne zarządzanie budżetem oraz priorytetyzację zadań zgodnie z aktualnymi potrzebami i możliwościami finansowymi.

Należy podkreślić, że godziny rozwojowe przeznaczone są wyłącznie na modyfikacje i implementację nowych funkcjonalności. Prace konserwacyjne oraz usuwanie awarii rozliczane są w ramach umowy utrzymaniowej.

Wybrane prace utrzymaniowe

Dostosowanie środowiska Active Directory

Active Directory (AD) to centralna usługa katalogowa służąca do zarządzania użytkownikami, grupami, komputerami oraz uprawnieniami w organizacji. Umożliwia centralne uwierzytelnianie i kontrolę dostępu do zasobów. Utrzymanie środowiska AD obejmuje m.in. aktualizacje systemów, zarządzanie certyfikatami, monitorowanie replikacji oraz kontrolę polityk bezpieczeństwa.

W utrzymywanym środowisku funkcjonują dwa niezależne serwery AD: jeden przeznaczony dla pracowników organizacji oraz drugi obsługujący konta kontrahentów. Taki podział zapewnia separację uprawnień oraz zwiększa bezpieczeństwo danych.

Komunikacja z serwerami AD realizowana jest z wykorzystaniem szyfrowanego protokołu LDAPS (LDAP over SSL). W ramach prac przeprowadziliśmy aktualizację certyfikatów, zgodnych z aktualnymi wymaganiami bezpieczeństwa. Następnie dostosowaliśmy konfigurację systemów korzystających z AD do pracy z wymuszonym szyfrowanym połączeniem.

Administracja systemu i korygowanie danych

Pomimo że system umożliwia bardzo szerokie zarządzanie danymi, kontami oraz uprawnieniami, zdarzają się sytuacje nieprzewidziane w logice aplikacji, wymagające interwencji zespołu technicznego. W ramach świadczonego wsparcia reagowaliśmy na bieżące zgłoszenia administracyjne, obejmujące korekty oraz hurtowe aktualizacje danych. Zakres tych prac obejmował m.in. ręczne usunięcie użytkowników, korektę błędnych danych.

Wybrane ekrany z systemu

Wybrane zrealizowane prace rozwojowe

Dostosowanie dostępów do systemu

System posiada rozbudowany mechanizm zarządzania uprawnieniami do poszczególnych funkcjonalności. Zaimplementowaliśmy mechanizm dynamicznego ukrywania zakładek oraz funkcjonalności, do których użytkownik nie posiada uprawnień lub z których nie korzysta w codziennej pracy. Zmiana ta, choć niewielka z perspektywy technicznej, istotnie poprawiła ergonomię oraz przejrzystość interfejsu użytkownika.

Modyfikacja treści komunikatów

Zaktualizowaliśmy treści komunikatów e-mail generowanych w procesie rezerwacji sal, dla klientów zewnętrznych oraz pracowników PPNT. Dostosowaliśmy również reguły ich wysyłania, aby lepiej odzwierciedlały rzeczywiste procesy operacyjne zachodzące w organizacji.

Zmiany w formularzach i kalendarzach rezerwacji

Zmodyfikowaliśmy formularze rezerwacji sal.
Rozbudowaliśmy widok kalendarza miesięcznego o możliwość podglądu zarezerwowanych godzin (po najechaniu kursorem), bez konieczności przechodzenia do widoku dziennego.
Wprowadziliśmy blokady rezerwacji w weekendy oraz poza godzinami pracy obsługi, uniemożliwiając składanie rezerwacji w terminach, które nie mogłyby zostać obsłużone przez pracowników PPNT.

Rozbudowa narzędzia do importu raportów wejść/wyjść

Rozliczenie najemców w modelu coworkingowym wymaga importu danych dotyczących odbić kart przy wejściu i wyjściu z budynku. Dane te pozyskiwane są z systemu kontroli dostępu w formacie CSV. Struktura tych plików ulegała zmianom (m.in. w zakresie kolejności i liczby kolumn), co powodowało błędy w imporcie danych.

Rozbudowaliśmy mechanizm importu o obsługę zmiennej struktury plików CSV oraz różnic w formatowaniu numerów kart, zwiększając odporność systemu na zmiany po stronie systemów zewnętrznych.

Eksport danych kontrahentów

Udostępniliśmy możliwość eksportu danych kontrahentów do plików CSV oraz ich automatycznej publikacji na serwerze FTP. Tego typu potrzeby pojawiają się często w systemach utrzymywanych długoterminowo i wynikają ze zmian procesów biznesowych lub konieczności integracji z innymi systemami w organizacji.

Rezultat

Przejęcie systemu zarządzania nieruchomościami dla Pomorski Park Naukowo-Technologiczny Gdynia zostało zrealizowane bez zakłóceń w ciągłości jego działania. Kluczowym efektem współpracy było zapewnienie stabilnego, przewidywanego modelu utrzymania oraz stworzenie bezpiecznych warunków do dalszego rozwoju systemu.

Zapewnienie ciągłości operacyjnej

utrzymanie pełnej dostępności systemu po zakończeniu współpracy z pierwotnym dostawcą,
przejęcie kontroli nad środowiskiem produkcyjnym,
wprowadzenie jasnych zasad zgłoszeń oraz czasów reakcji (SLA),
eliminacja ryzyka przestojów wpływających na obsługę najemców i klientów zewnętrznych.

System wspierający rezerwacje sal, coworking funkcjonuje stabilnie i jest na bieżąco monitorowany w ramach umowy utrzymaniowej.

Klient o naszej współpracy

Współpraca z ImpiCode od początku przebiega bardzo sprawnie i bezproblemowo. Zespół szybko wdrożył się w nasz system i przejął odpowiedzialność za jego rozwój. Dzięki bardzo dobrej współpracy powierzyliśmy firmie również rozwój portalu klienckiego. Możemy liczyć na ich wsparcie zarówno w codziennych sprawach, jak i przy większych zmianach rozwojowych, dlatego liczymy na dalszą, długoletnią współpracę.

Elastyczny i przewidywalny model współpracy

Rozdzielenie prac utrzymaniowych i rozwojowych umożliwiło:

przewidywalność kosztów utrzymania systemu (stała opłata miesięczna),
elastyczne planowanie budżetu rozwojowego,
priorytetyzacja zmian zgodnie z bieżącymi potrzebami organizacji.

Model ten pozwala PPNT stopniowo rozwijać system bez konieczności realizowania kosztownych, jednorazowych projektów modernizacyjnych.

Wzrost komfortu pracy użytkowników

Wprowadzone usprawnienia, m.in. poprawa ergonomii interfejsu, usprawnienia kalendarzy rezerwacji czy automatyzacja importów i eksportów danych, przełożyły się na:

skrócenie czasu obsługi rezerwacji,
ograniczenie liczby błędów administracyjnych,
większą przejrzystość i kontrolę nad procesami operacyjnymi.

Kierownika ImpiCode o projekcie

Po zapoznaniu się z projektem, w ramach wstępnej analizy, wiedzieliśmy, że ze względu na jego złożoność oraz mnogość funkcjonalności przejęcie nad nim opieki nie będzie należało do najłatwiejszych. Prace zaczęliśmy od weryfikacji środowiska produkcyjnego i zapoznania się z kluczowymi elementami systemu, tak, żeby od początku współpracy zapewnić stabilność działania. Wraz z coraz lepszą znajomością systemu i zrozumieniem jego działania, nie tylko od strony technicznej, ale również biznesowej (w czym bardzo pomocni byli pracownicy PPNT) przeszliśmy do realizacji prac rozwojowych. Takie podejście zapewniło jednocześnie utrzymanie stabilności oraz rozwój systemu.